การปรับปรุงบัญชี

ตอนที่ 3.1: แนวคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงบัญชี

การปรับปรุงบัญชีเป็นขั้นตอนสำคัญที่เชื่อมโยงระหว่างการบันทึกรายการประจำวันกับการจัดทำงบการเงิน เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องตามงวดเวลาที่เกี่ยวข้อง

3.1.1 สาเหตุและประเภทของการปรับปรุงบัญชี

การปรับปรุงบัญชีมีสาเหตุหลักมาจาก 3 ประการ ได้แก่:

1. งวดเวลา (Time Period Concept): การดำเนินงานของธุรกิจแบ่งออกเป็นงวดๆ เช่น เดือน ไตรมาส ปี เพื่อวัดผลการดำเนินงาน แต่กิจกรรมทางเศรษฐกิจมักมีความต่อเนื่องคาบเกี่ยวระหว่างงวด
2. เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis): มาตรฐานการบัญชีกำหนดให้รับรู้รายการเมื่อเกิดขึ้นทางเศรษฐกิจ ไม่ใช่เมื่อมีการรับจ่ายเงินสด
3. การจัดทำงบการเงิน: เพื่อให้สินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ และค่าใช้จ่าย แสดงยอดที่ถูกต้องและครบถ้วน ณ วันสิ้นงวด

ประเภทของรายการปรับปรุง แบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ คือ:

• กลุ่มที่ 1: รายการที่มีการคาบเกี่ยวของเงื่อนเวลา (Time-based Adjustments)
  • รายการค้างรับ/ค้างจ่าย (Accruals): รายได้ค้างรับ, ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
  • รายการล่วงหน้า (Deferrals): รายได้รับล่วงหน้า, ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
• กลุ่มที่ 2: รายการปรับมูลค่าสินทรัพย์ (Valuation Adjustments)
  • ค่าเสื่อมราคา (Depreciation)
  • หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts)
  • วัสดุสำนักงานใช้ไป (Supplies Used)

3.1.2 กระบวนการปรับปรุงบัญชี

กระบวนการปรับปรุงบัญชีทำ ณ วันสิ้นงวด โดยมีขั้นตอนดังนี้:

1. ตรวจสอบงบทดลองก่อนปรับปรุง เพื่อระบุบัญชีที่ต้องปรับปรุง
2. วิเคราะห์รายการและคำนวณจำนวนเงินที่ต้องปรับปรุง
3. บันทึกรายการปรับปรุงใน สมุดรายวันทั่วไป
4. ผ่านรายการไปยัง บัญชีแยกประเภท
5. หายอดคงเหลือใหม่และจัดทำ งบทดลองหลังปรับปรุง (Adjusted Trial Balance)

ตอนที่ 3.2: การปรับปรุงบัญชีประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย

เพื่อให้งบกำไรขาดทุนสะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริง ต้องมีการปรับปรุงรายการรายได้และค่าใช้จ่ายให้ตรงกับงวดบัญชี

3.2.1 การปรับปรุงบัญชีรายได้ค้างรับ (Accrued Revenues)

รายได้ค้างรับ หมายถึง รายได้ที่เกิดขึ้นแล้วในงวดปัจจุบันตามเกณฑ์คงค้าง แต่กิจการยังไม่ได้รับชำระเงินสดและยังไม่ได้บันทึกบัญชี เช่น ดอกเบี้ยค้างรับ รายได้ค่าบริการที่ให้บริการเสร็จแล้วแต่ยังไม่แจ้งหนี้

การบันทึกบัญชี: ถือเป็น สินทรัพย์ (สิทธิเรียกร้อง) และ รายได้ ของงวดนั้น

3.2.2 การปรับปรุงบัญชีรายได้รับล่วงหน้า (Unearned Revenues)

รายได้รับล่วงหน้า คือ เงินสดที่ได้รับจากลูกค้าแล้วแต่กิจการยังไม่ได้ให้บริการหรือส่งมอบสินค้า ถือเป็นภาระผูกพัน (หนี้สิน) ที่จะต้องชดใช้ด้วยสินค้าหรือบริการในอนาคต

วิธีปรับปรุง: ขึ้นอยู่กับว่าตอนรับเงินบันทึกไว้เป็นอะไร

• กรณีบันทึกเป็นหนี้สิน (Liability Method): (แนะนำ) บันทึก "205 รายได้รับล่วงหน้า" ณ วันรับเงิน
  วันสิ้นงวด: ปรับปรุงส่วนที่ให้บริการแล้วเข้าบัญชีรายได้
  Dr. 205 รายได้รับล่วงหน้า / Cr. 401 รายได้ค่าบริการ
• กรณีบันทึกเป็นรายได้ (Revenue Method): บันทึก "401 รายได้ค่าบริการ" ทั้งก้อน ณ วันรับเงิน
  วันสิ้นงวด: ปรับปรุงส่วนที่ยังไม่ให้บริการกลับไปเป็นหนี้สิน
  Dr. 401 รายได้ค่าบริการ / Cr. 205 รายได้รับล่วงหน้า

3.2.3 การปรับปรุงบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses)

ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในงวด (ใช้ประโยชน์แล้ว) แต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน เช่น ค่าแรงค้างจ่าย ค่าไฟค้างจ่าย ดอกเบี้ยค้างจ่าย

การบันทึกบัญชี: ถือเป็น ค่าใช้จ่าย ของงวดนั้น และ หนี้สิน ของกิจการ

3.2.4 การปรับปรุงบัญชีค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses)

ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า คือ เงินที่จ่ายไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับประโยชน์หรือใช้ประโยชน์ไม่หมด เช่น ค่าเบี้ยประกันจ่ายล่วงหน้า ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า วัสดุสำนักงาน

วิธีปรับปรุงมี 2 วิธี เช่นเดียวกับรายได้รับล่วงหน้า:

• กรณีบันทึกเป็นสินทรัพย์ (Asset Method): (แนะนำ) บันทึก "105 ค่าเบี้ยประกันจ่ายล่วงหน้า" ณ วันจ่าย
  วันสิ้นงวด: ปรับปรุงส่วนที่ใช้ไปแล้วเข้าบัญชีค่าใช้จ่าย
  Dr. 505 ค่าเบี้ยประกันภัย / Cr. 105 ค่าเบี้ยประกันจ่ายล่วงหน้า
• กรณีบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย (Expense Method): บันทึก "505 ค่าเบี้ยประกันภัย" ทั้งก้อน ณ วันจ่าย
  วันสิ้นงวด: ปรับปรุงส่วนที่ยังไม่ได้ใช้กลับเป็นสินทรัพย์
  Dr. 105 ค่าเบี้ยประกันจ่ายล่วงหน้า / Cr. 505 ค่าเบี้ยประกันภัย

ตอนที่ 3.3: การปรับปรุงบัญชีประเภทปรับมูลค่าสินทรัพย์และแก้ไขข้อผิดพลาด

การปรับปรุงกลุ่มนี้เพื่อให้สินทรัพย์แสดงมูลค่าสุทธิที่ถูกต้องตามหลักการบัญชี และแก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

3.3.1 การปรับปรุงบัญชีรายการค่าเสื่อมราคา (Depreciation)

ค่าเสื่อมราคา คือ การปันส่วนราคาทุนของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (เช่น อาคาร อุปกรณ์ เครื่องจักร) ไปเป็นค่าใช้จ่ายตามอายุการใช้งานอย่างเป็นระบบ (ยกเว้น ที่ดิน)

การบันทึกบัญชี:

* หมายเหตุ: ค่าเสื่อมราคาสะสม เป็นบัญชีปรับมูลค่า (Contra Asset) มียอดปกติอยู่ด้านเครดิต เพื่อนำไปหักออกจากราคาทุนของสินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงิน

3.3.2 การปรับปรุงบัญชีรายการหนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts)

ตามหลักความระมัดระวัง (Prudence) กิจการต้องประมาณการลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินไม่ได้ เป็นค่าใช้จ่ายในงวดเดียวกับที่เกิดรายได้

วิธีการประมาณการ:

• ร้อยละของยอดขาย (Percentage of Sales): เน้นงบกำไรขาดทุน (Matching)
• ร้อยละของยอดลูกหนี้ (Percentage of Receivables): เน้นงบแสดงฐานะการเงิน (Valuation) ต้องดูยอดคงเหลือในบัญชีค่าเผื่อฯ เดิมด้วย
• การวิเคราะห์อายุลูกหนี้ (Aging): จัดกลุ่มลูกหนี้ตามระยะเวลาที่ค้างชำระ ยิ่งค้างนาน เปอร์เซ็นต์การตั้งสำรองยิ่งสูง

การบันทึกบัญชี:

Dr. 513 หนี้สงสัยจะสูญ (ค่าใช้จ่าย) / Cr. 103-1 ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (ปรับมูลค่าลูกหนี้)

3.3.3 การปรับปรุงบัญชีรายการวัสดุสำนักงานใช้ไป (Supplies Used)

วัสดุสำนักงาน (เช่น ปากกา กระดาษ หมึก) เป็นสินทรัพย์ที่ใช้แล้วหมดไป ต้องปรับปรุงยอดที่ใช้ไปเป็นค่าใช้จ่าย

การบันทึกบัญชี:

Dr. 514 วัสดุสำนักงานใช้ไป (ค่าใช้จ่าย) / Cr. 104 วัสดุสำนักงาน (สินทรัพย์)

3.3.4 การแก้ไขรายการข้อผิดพลาดทางบัญชี (Correction of Errors)

หากพบข้อผิดพลาด เช่น บันทึกผิดบัญชี ผิดจำนวนเงิน หรือกลับด้านบัญชี ต้องแก้ไขโดยบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป